כל בעל עסק מבין שהאינטרנט, על יישומיו השונים, מספק לנו כלים חשובים מאוד לצורך הפעילות העסקית.
באמצעות רשת האינטרנט אנו יכולים לנהל תקשורת מתקדמת אשר יכולה להתבטא באפליקציות למסרים מידיים; הודעות דואר אלקטרוני; ניהול שיחות קוליות ואף שיחות ווידאו.
אך טכנולוגיות המחשוב והאינטרנט מעניקים לנו עוד הרבה מעוד כלים מועילים אותם ניתן לנצל לטובת ניהול העסק, שיווק העסק ומתן שירות ללקוחות.
חברת גוגל המוכרת לכולנו בזכות שירותי המייל החינמיים וכמובן מנוע החיפוש הבינה את הצרכים של העולם העסקי ופיתחה את חבילת ה G-Suite לעסקים.
זוהי חבילת שירותים אינטרנטית הפועלת בענן ומעניקה לעסקים כלים רבי ערך. חלקם של הכלים זמינים לכל הציבור, ללא תשלום, אך החבילה המתקדמת והמלאה מוצעת במסגרת שירות של תשלום דמי מנוי חודשיים.
לחבילת כלים זו היו שמות אחרים בעבר, למעשה היא הלכה והתפתחה במשך השנים.
גוגל שיפרה את החבילה בהתאם ליכולות הטכנולוגיות החדשות ובהתאם לניתוח הצרכים של המשתמשים. בקרב העסקים החבילה ידועה בתור מיילים עסקים של גוגל, אך האמת שיש לה עוד הרבה מה להציע חוץ ממיילים עסקיים.
טכנולוגיית הענן ויתרונותיה
G-Suite של גוגל מתבססת על טכנולוגיית הענן; זוהי הגישה הדומיננטית והמקובלת בימינו בכל הנוגע למתן שירותים למשתמש. אם בעבר עסקים רכשו תכנות וחומרה מתקדמת על מנת ליהנות משירותים שונים, היום ניתן לקבל את השירותים בענן וללא צורך בהתקנת תכנות מיוחדות וחומרה.
לצורך הדוגמה, על מנת ליהנות ממיילים עסקיים של גוגל, כל מה שנדרש זה מחשב ואפליקציית גלישה באינטרנט. אין צורך בשום חומרה כבדה או התקנת תכנות מיוחדות.
הדבר נכון לא רק למיילים עסקיים של גוגל אלא גם לכל חבילת השירותים G-Suite.
השימוש בטכנולוגיית הענן מספק לנו יתרון משמעותי אשר הופך אותו לכדאי ביותר עבור כל עסק, גדול או קטן. עסקים קטנים נהגו עד היום להישען בעיקר על שירותים חינמיים אשר ניתן לקבל באינטרנט, כמו למשל כתובות הדואר האלקטרוני של גוגל עם הסיומת @Gmail.com; עסקים יותר גדולים המפעילים מחלקת IT החזיקו בשרתי דואר אלקטרוני וכך זכו לכתובת עם סיומת המייצגת את שם העסק @yourcompnay.com.
בעבר הלא כל כך רחוק, עסק אשר רצה כתובות מייל עם שם העסק נאלץ להחזיק שרתי דואר בארגון.
להחזיק שרתי דואר בארגון זה אומר להחזיק חומרה (מחשבים חזקים); להחזיק תכנה המנהלת את הדואר; לשלם עבור רישיונות; להחזיק צוות מקצועי של אנשי IT אשר מנהלים את השרת ועוד לא נגענו בהוצאות של אבטחת הסייבר…
מבנה עלויות שכזה בכלל לא היה רלוונטי עבור עסקים קטנים, הם פשוט לא יכלו להרשות לעצמם שירותים מתקדמים אלו.
השימוש בטכנולוגיית הענן מאפשר לכל עסק ליהנות מאותן יכולות מתקדמות במודל של תשלום דמי מנוי. ספק השירות, במקרה זה חברת גוגל, נושא בכל האחריות לתחזוק המערכת ואבטחת המידע.
בזכות מודל זה כל עסק יכול ליהנות מהשירות בעלויות מוזלות, גם עסקים של אדם אחד בלבד.
מי צריך מיילים עסקיים של גוגל ?
ישנן סיבות טובות מדוע תרצו בשירות המיילים העסקיים של גוגל. בראש ובראשונה אנו מדברים על רצינות; אתם שולחים לקהל הלקוחות מסר של עסק רציני, בו הכל מתנהל בצורה מאורגנת ויחידה.
אם לכל עובד תהיה כתובת מייל בסיומת אחרת זה פשוט יראה מגוחך. כאשר לקוח רואה שהעסק עושה שימוש בתיבת דואר רגילה הוא מקבל בתת המודע את המסר שזהו עסק קטן ודל תקציב אשר צריך להישען על שירותים חינמיים.
כאשר עובד מנהל את התקשורת העסקית באמצעות תיבת דואר אלקטרוני שפתח בעצמו בGMAIL, הוטמייל או כל מקום אחר, הוא למעשה בעל הזכויות בחשבון.
ביום שיעזוב את החברה הוא לקוח איתו את ההתכתבויות העסקיות. אם למשל מדובר במנהל המכירות של הארגון, לא מגיע ללקוחות לסבול, ראוי שלמנהל החדש תהיה גישה לכל היסטוריית ההתכתבויות עם הלקוח – מיילים עסקיים של גוגל הם הדרך היחידה להבטיח זאת; כל דבר אחר יפגע בסופו של דבר בעסק.
ההרשמה לשירות מיילים עסקיים של גוגל מעניקה לכם הרבה יותר מדומיין זהה לכל העובדים.
היא גם מעניקה לכל אחד ואחד מהעובדים תיבת דואר משוכללת יותר מזו החינמית. שטח האחסון שבה הוא 30 ג’יגה ביט, בדיוק פי 3 מתיבת דואר רגילה.
עסקים המנהלים התכתבויות רבות ומעבירים ביניהם קבצים רבים לא יכולים להסתפק בשטח האחסון של תיבת הדואר הראשונה; הוא עלול לאלץ אותם למחוק הודעות בתדירות גבוהה, הודעות שהם יעדיפו לא למחוק.
תיבת הדואר המשודרגת תומכת בתהליכי העבודה; היא מאפשרת לכם לשתף קבצים בקלי קלות; לערוך שיחות ועידה בווידאו וליהנות מתיבת דואר אלקטרוני ללא פרסומות. ואם נתקלתם באיזו שהיא בעיה יש לכם את שירות תמיכה טכנית של גוגל 24 שעות ביממה.
חבילת G-Suite, הרבה יותר ממיילים עסקיים
G-Suite היא הרבה יותר ממיילים עסקיים של גוגל, זוהי חבילה של כלי פרודוקטיביות אשר כל משרד מודרני חייב.
לא רק שבעזרת כלים אלו כל פרט יכול לשפר את עבודתו, הכלים למעשה יוצרים סביבת עבודה משותפת המבוססת על שיתוף ללא תלות במרחק גאוגרפי. נכון שחלקם של השירותים זמינים גם ללא תשלום, אך המנוי החודשי מעניק יכולות מתקדמות יותר.
אז מהם בעצם הכלים שנקבל עם G-Suite?
הכלים הנוספים שתקבלו יחדיו עם שירות המיילים העסקיים של גוגל כוללים את לוח השנה של גוגל – לוח שנה מקוון אשר יכול לשמש גם כיומן פגישות ואירועים. הוא עובד בסנכרון מלא עם המיילים העסקיים של גוגל, ניתן לעדכנו ישירות מתוך הודעות המייל.
יש גם סנכרון בין לוח השנה האישי לבין לוח השנה של שאר חברי הארגון בצורה המאפשרת קביעת פגישות נוחה. Google Hangouts – זהו אמצעי התקשורת אשר מאפשר לכם לשלוח הודעות ואף לנהל שיחות קול ווידאו עם עד 25 משתתפים.
הרוכשים את חבילת האימיילים לעסקים של גוגל זוכים לפונקציות מתקדמות הכוללות: שיתוף מסכים; פוקוס על האדם המדבר בשיחות ועידה והשתקת רעשי רקע; יכולות שידור השיחה ברשת ואף שמירתה בערוץ ה YouTubeועוד.
גוגל דרייב – שטח אחסון בנפח של 30 ג‘יגה, 1 טרהבייט או ללא הגבלה בהתאם לחבילה ואפשרויות שליטה מתקדמות.Google Docs, Sheets and Slides – חבילת ה G-Suite כוללת סט של כלים משרדיים, הדומים ותואמים, לחבילת אופיס, לשימוש אונליין.
בנוסף ישנם כלים נוספים כמו מחולל הטפסים של גוגל, Google Sites, הכספת ואחרים.
לסיכום, מיילים עסקיים של גוגל מעניקים לכם חבילת כלים חזקה המשפרת את כל ההתנהלות הארגונית וגם מסייעת לארגון מבחינה תדמיתית. עלות השירות (6 דולר לחודש) היא פשוט מגוחכת בהשוואה לתמורה הרבה המתקבלת.
