אז החלטתם לפתוח משרד חדש, אולי זה בעבור עסק בהקמה או אולי משרד חדש לעסק קיים. הקמת משרד היא פרויקט אותו יש לבצע בשלבים.
כמובן שלכל שלב ישנה עלות, לכן חשוב לתכנן את הפרויקט על מנת להבטיח יעילות וניצול נכון של המשאבים אשר עומדים לרשותכם.
לכן בטרם נקיטת צעדים אופרטיביים לפתיחת המשרד יש להקדיש זמן לחשיבה ולתכנון.
לכל משרד, בהתאם לאופי העסק, ישנם צרכים שונים שעליכם לקחת בחשבון.
על מנת לעזור לכם בפתיחת המשרד, אנו מביאים לכם רשימה של כמה דברים אוניברסליים שיש לעשות.
אלו הם צעדים שיש לנקוט בפתיחת משרד, בין אם מדובר במשרד רואי חשבון, משרד של חברת שיווק באינטרנט או משרד של חברת ביטוח, אלו הם צעדים אשר נכונים לגבי כולם, לגבי כל סוג של משרד.
אז איך פותחים משרד בישראל, להלן רשימת הצעדים, החל ממציאת הלוקיישן ועד התקנת מרכזיית ענן לעסקים.
חיפוש מקום ושכירת הנכס
על מנת להפעיל משרד אתם צריכים מקום פנוי ממנו תוכלו לפעול. זהו יכול להיות משרד ביתי, כמו גם משרד במגדל יוקרה; הכל נקבע בהתאם לצרכים, אופי העסק והתקציב אשר עומד לרשותכם.
יש להקדיש מחשבה רבה לבחירת הלוקיישן. הלוקיישן של המשרד משפיע על העלויות הקבועות שלכם ועל הנגישות לשוק הלקוחות אליהם אתם פונים.
משרדים מסוימים צריכים מקום מרכזי בו ניתן להעניק שירות ללקוחות, אחרים יכולים להפעיל משרד מאזור תעשייה זול בו רק מעניקים שירות טלפוני ושם עיקר ההשקעה היא במרכזיית IP מתקדמת.
קחו את הזמן ואפיינו את הצרכים המשרדיים שלכם לפני שתתחילו בחיפושים.
חשוב שתשאלו את עצמכם שאלות כמו: מהן אפשרויות החנייה באזור; האם העסק משרת עוברי אורח או לקוחות המגיעים לפגישה מתואמת; האם אתם נזקקים לנותני שירותים מסוימים בקרבת העסק; האם ישנם עסקים בסביבה אשר אתם יכולים להפיק ערך מנוכחותם וכל שאלה אחרת אשר עשויה להשפיע על בחירת המיקום.
שיפוץ המקום
נדירים הם המקרים בהם תמצאו משרד המתאים במאת האחוזים לצרכים שלכם.
ברוב המקרים יש צורך ברמה מסוימת של שיפוץ. מוטב לחשוב על זה בעודכם מחפשים מקום ולהשתדל למצוא מקום אשר עונה על הצרכים ואינו דורש שיפוץ מאסיבי ויקר.
בטרם ניגשים לשיפוץ יש לחשוב ולאפיין היטב את הצרכים שלכם על מנת לא להיגרר להוצאות מיותרות בהמשך. חישבו היכן אתם רוצים את נקודות החשמל ותשתיות דומות.
יש לחשוב על כל התשתיות הדרושות, אם למשל תשתמשו במרכזיית IP יש להכין את התשתית המתאימה עבורה (עדיף לבחור במרכזיית IP בענן שאינה דורשת התקנה בעסק).
שימו לב שהחל מהרגע שבו נכנס לתוקף חוזה השכירות כבר יש לכם הוצאות אך עדיין אין לכם הכנסות.
חשוב להתנהל ביעילות ולקצר את משך השיפוץ על מנת שיהיה ניתן להתחיל להשתמש במשרד בהקדם האפשרי.
רכישת ריהוט משרדי
כל משרד צריך ריהוט משרדי כמו שולחנות עבודה, כיסאות, פינת אירוח, מדפי אחסון וכו‘.
חפשו מראש את הריהוט המשרדי ותאמו את מועד ההספקה מיד בסיום השיפוץ על מנת לא לאבד זמן. אם תרצו לחסוך תוכלו לרכוש ריהוט משרדי יד שנייה.
מציאת ספק פתרונות תקשורת
תקשורת היא דבר חשוב מאוד עבור עסקים. עליכם למצוא את פתרונות התקשורת אשר יענו על הצרכים של העסק ויעניקו לכם ערך מוסף.
בעבר עסקים היו מתקינים מרכזיות IP, היום טכנולוגיית ה IP עדיין רלוונטית אך מקובל יותר להתקין מרכזיות IP בענן.
מרכזיות ענן לעסקים מעניקות לכם כלים חזקים מאוד עבור העסק, הן מאפשרות לחסוך בעלויות אך יש להן יכולות מועילות מעבר לחיסכון בעלויות.
למי שלא מכיר את הנושא, מרכזיות ענן לעסקים הן בעצם מרכזיות IP מתקדמות. במקום להתקין תשתיות יקרות בעסק ולשכור צוות מקצועי יקר לתחזוק המערכת, אתם יכולים לשכור את השירות של מרכזיות ענן לעסקים.
שימוש במרכזיות IP בענן מאפשר לכם לנהל את כל שיחות הפנים ארגוניות בחינם; להקליט שיחות; לבצע האזנות שקטות; יש בהן אינטגרציה עם מערכות ניהול קשרי לקוחות ועוד רשימה ארוכה של יתרונות.
רכישת ציוד משרדי
משרד חייב ציוד משרדי כמו כלי כתיבה, דפים למדפסת, קלסרים, ארגוניות ועוד. את חלקם תוכלו לקנות בכל חנות לציוד משרדי, אך שימו לב שכדאי להזמין מעטפות, דפים, פנקסי חשבוניות וכו‘ עם לוגו העסק.
אם יש לכם מספר כוכבית לעסקים הדפיסו גם אותו על הדפים והמעטפות לצד הלוגו, זה יעזור לכם מאוד.
רכישת חומרה
מחשבים, סורקים, מדפסות ודברים בסגנון הם דבר הכרחי בכל משרד. הזמינו את החומרה שאתם צריכים בהתאם לכמות העובדים והיקף העבודה במשרד.
טלפונים הם גם כן דבר חשוב בכל עמדת עבודה, אך שימו לב שמידה ובחרתם להתקין מרכזיית ענן לעסקים, ספק השירות יכול לספק לכם את מכשירי הטלפון המתאימים עבור מרכזיית IP בענן.
הקמת אתר אינטרנט
אתר אינטרנט הוא דבר חשוב מאוד עבור העסק. זהו גם כלי פרסומי וגם כלי המאפשר לתת ערך מוסך ללקוחות המשרד.
למשל באתר ניתן להציג מידע על העסק, מידע טכני על המוצרים והשירותים, תמיכה טכנית ועוד.
אם הפעילות שלכם מתבצעת בארץ אך קהל הלקוחות בחו“ל, תוכלו לנצל את היתרונות של מרכזיית ענן לעסקים ולהציג ללקוחות מחו“ל המבקרים באתר מספר טלפון וירטואלי אשר יאפשר להם לעשות שיחות מחו“ל בעלות שיחה מקומית.
מערכת ניהול קשרי לקוחות CRM
על מנת לתת שירות טוב יותר ללקוחות שלכם ועל מנת להצליח להשיג יותר מכירות מומלץ להתקין מערכת לניהול קשרי לקוחות.
אם יש לכם מרכזיית IP לעסקים תוכלו לשלב בין השניים וליהנות מפונקציות מתקדמות אשר ישדרגו את כל שירות הלקוחות שלכם.
הזכרנו קודם את האפשרות למספר ווירטואלי אך ישנן פונקציות נוספות כמו למשל פונקציית WEB CALLBACK – ניתן להטמיע זאת באתר האינטרנט שלכם.
כאשר לקוח ישאיר את מספר הטלפון זה יסתנכרן עם מערכת ה CRM ונציג שירות יוכל לבצע שיחה אל הלקוח. דוגמה נוספת יכולה להיות הקלטת שיחות לצורך למידה ותיעוד ההתקשרות עם הלקוח.
קביעת נהלי עבודה – יש לכם משרד, זהו עסק רציני המעסיק מספק עובדים ולכל אחד ישנו תחום אחריות אחר וסמכויות שונות. חשוב לעבוד בצורה מסודרת ולקבוע נהלי עבודה עבור העובדים. כך תוכלו להבטיח שהכול יתבצע בצורה יעילה ועקבית.
כמובן שישנם דברים נוספים שלא הזכרנו, כמו למשל שילוט ופרסום למשרד; התקנת מצלמות אבטחה; התקשרות עם נותני שירותים שונים כמו חברת ניקיון וחברת שמירה; עיצוב המשרד ועוד פרטים נוספים התלויים באופי המשרד.
אך שימו לב כי תמיד תקשורת יעילה ומתקדמת מעניקה לכם ערך מוסף באספקטים רבים של פעילות העסק.
אל תוותרו על התקנת מרכזיית ענן לעסקים, זוהי השקעה משתלמת. זוהי השקעה אשר מצד אחד יוצרת לכם חיסכון ומצד שני נותנת לכם כלים מתקדמים לטובת העסק.
אנו מזמינים אתכם לפנות אלינו על מנת לשמוע עוד על היתרונות של מרכזיית IP לעסקים וכיצד היא יכולה לתרום לעסק שלכם.
