עד לפני משבר הקורונה היה נדמה שעבודה מהבית זה משהו ששמור רק לכמה משוגעים שעושים כסף באינטרנט, ולחברות סטארט אפ.
האמת היא שעוד לפני הקורונה ניתן היה למצוא חברות רבות בארץ ובעולם אשר פועלות ללא משרדים.
אם נחשוב על זה רגע, עסקים שאין בהם מרכיב של קבלת קהל ו/או מכונות ייצור, זקוקים רק למחשב ומערכת תקשורת אמינה. ואת אלו כמובן אפשר להנגיש לכל מקום.
היום, כאשר עבודה מהבית היא עובדה מוגמרת, אנו המנהלים, נתקלים בסוגיה מהותית יותר מאשר “איך לעצב את המשרד הביתי”.
אנו מנהלים מס’ עובדים, לעתים עשרות ויותר ואיכשהו צריכים לוודא שהכל מנגן. האתגרים שאנו מתמודדים כמעט תמיד נוגעים לאותו נושא, גם אם לא באופן ישיר – תקשורת.
בין אם זו רבקה שלא מצליחה להתחבר, או דוד שלא זמין כי הוא בדיוק עוזר לבן שלו עם שיעורי הבית – היעדר התקשורת המיידית שזמינה לנו במשרד משותף, איננה עוד.
כדי שתוכלו להשתחרר מהלחץ ולנהל ביעילות את צוות עובדים מהבית, ריכזו לכם כאן את חמשת המרכיבים שיעשו לך טוב לעסק וללחץ הדם. מתחילים:
1. מחשבים מסלול מחדש
עבודה מהבית דורשת שינוי תפיסתי, שלכם ושל העובדים, ובאחריותכם כמנהלים להוביל שינוי זה.
גם לעובדים השינוי קשה אבל תצאו מנקודת ההנחה שכולם רוצים להמשיך לעבוד ולעשות עבודה טובה.
בלי האמון שלכם, איזו סיבה יש לעובדים לקום בבוקר מוקדם ולתת עבודה? שיחות שבועיות עם העובדים, ביחד או לחוד, הן חשובות מאוד, אבל גם מילה טובה פה ושם שווה המון.
פירגון על עבודה טובה או זמינות בשעות לא שעות, נותנת לעובד תחושת סיפוק וההערכה, ומגדילה את הרצון של העובד לרצות.
2. תשתית תקשורת אמינה
כמו בזוגיות, אם התקשורת טובה, הכל טוב יותר. היום הטכנולוגיה מאפשרת לנו לפתור בעיות תקשורת רבות, החל ממרכזיות IP, תוכנות חייגן וסים חכם ועד מערכות דואר אלקטרוני, כלי ניהול משימות, הודעות טקסט ומה לא.
תשתית תקשורת טובה, מקיפה ומאובטחת תבטיח לכם שהעובדים לא מבזבזים זמן וכל דקה שלהם נחשבת. חשוב לזכור שגם אם התשתית שלכם הכי טובה בעולם, זה לא מספיק.
צריך לדעת להשתמש נכון בכלים כדי שהתקשורת תהיה יעילה.
3. תקשורת יעילה
לא סתם יש לנו ערוצי תקשורת רבים, מדואר אלקטרוני, דרך הודעות טקסט ועד שיחה ואפילו שיחת וידאו.
לכל ערוץ יתרונות משלו, אבל גם חסרונות. שימוש לא יעיל בערוצים אלו (או היעדר שימוש) מוריד את הפרודוקטיביות של הצוות ומגדיל את הסיכוי לקצר בתקשורת.
אם זו שאלה קטנה או עניין של ‘שגר ושכח’, אולי הודעת טקסט עדיפה על מייל (גם כך תיבת הדואר הנכנס מלאה).
אם יש מסמך שצריך לקבל עליו משוב מכמה אנשים, אולי עדיף מסמך משותף (כמו גוגל דוק) ולא PDF.
אם אנחנו מרגישים שמשהו לא זורם, אולי בשיחת טלפון נוכל להרגיש בקול את הבעיה, מה שלא יתאפשר במסרון.
את החשיבות של שימוש בערוצים הנכונים אתם יכולים להנחיל לעובדים שלכם באמצעות דוגמא והכוונה.
אתם תתפלאו כמה מהר העובדים שלכם יישרו איתכם קו. בסופו של דבר כולם רוצים להספיק יותר בפחות זמן.
4. ניהול משימות
אתם תתפלאו לשמוע אבל כמו שלכם נמאס לרדוף אחרי העובדים שלכם, גם להם נמאס. הם לא משחקים בדוקים, ומספיק להם לדעת מה המשימה ומה הדד-ליין.
כלים לניהול משימות יכולים לעזור לכולם להיות הרבה יותר יעילים ולהתמקד במה שחשוב באמת.
כל משימה מופיעה במערכת עם שם האחראי למשימה, מידע אודות המשימה, תאריך יעד, סטטוס, עדיפות ועוד.
במבט חטוף אחד ניתן להבין מי עושה מה ומתי כל דבר אמור להיות מוכן.
מעבר לזה שהרבה יותר קל לנהל מלמעלה את העסק, האווירה יותר נעימה ויש פחות חיכוכים. העסק זורם.
5. סבלנות
הרבה מנהלים חוששים שהעובדים בבית “מנצלים” את המצב. תקשורת יעילה לא תהפוך עובד רשלני למקצוען, אבל היא תעזור לכם, ולשאר הצוות, לזהות עובדים שכאלו.
יתרה מכך, עובדים שכאלה תמיד יש ותמיד יהיו. גם במשרד הם היו בעיה רק למנהלים היה יותר קשה לזהות התנהגות שכזאת.
דברי סיכום
עבודה מהבית היא דבר טוב. ברגע שתחשבו במונחים של תפוקות ולא תשומות, במה העובד עשה ולא כמה שעות לקח לו, אתם תופתעו לטובה.
זה אולי עלול להפתיע אתכם, אבל אנשים שעובדים מהבית מדווחים על עלייה בפריון ותחושת הסיפוק.
הקירבה לבית מורידה חששות, בעיקר של הורים עובדים, באשר לשלום הילדים, והם מסוגלים להתרכז הרבה יותר.
את שיחות החולין בפינת הקפה מחליפות שיחות עבודה ממוקדות ופרודוקטיביות ואת עלויות תחזוקת המשרד אפשר להמיר ברווח נקי, או בבונוסים לעובדים המצטיינים.
יש לכם טיפים משלכם לייעול התקשורת בעסק? או שאלה בנושא? כתבו לנו ונשמח לעזור.
